Installer physiquement son entreprise n’est jamais une chose facile, quels que soient le secteur d’activité dans lequel on évolue ou encore la taille de sa société. Qu’il s’agisse d’une première installation ou d’un déménagement pour adapter l’espace à une équipe qui s’agrandit, nous allons vous accompagner et vous donner quelques conseils qui devraient faciliter vos recherches ainsi que vos démarches.
Fixez le cadre de votre projet
Trouver un local professionnel pour installer ou déménager son entreprise est un projet à part entière. Vous vous souvenez du business plan que vous avez monté pour la création de votre entreprise ? Il va falloir délimiter le cadre et la faisabilité de votre projet pour trouver le local le mieux adapté à vos besoins et à votre budget.
Pour commencer, il faut se poser la question de savoir pourquoi on déménage. Pour avoir plus de visibilité ? Pour changer de ville ? Pour s’associer avec une autre entreprise ? Pour avoir développé son activité ? Pour accueillir plus de salariés ? La réponse vous permettra de faciliter la présentation de votre projet à vos différents interlocuteurs, mais aussi de mieux délimiter le cadre de votre projet.
À la question où souhaitez-vous vous installer ? La réponse appelle plusieurs réflexions. C’est le cas d’un magasin situé dans une rue peu passante et qui souhaite s’installer dans une grande galerie marchande, d’un petit cabinet d’avocats ou d’architectes qui souhaite trouver des bureaux dans les beaux quartiers pour avoir plus de visibilité, ou encore d’une entreprise qui souhaite s’installer dans un local écologique pour valoriser son image.
Pour cela, il faut définir un véritable cahier des charges qui contiendra les critères de votre recherche :
- La localisation du bien
- Le type de bien (bureaux, atelier, magasin, entrepôt, usine)
- La superficie recherchée
- L’agencement des espaces de travail
- Le style et le standing du bâtiment
- La performance énergétique du bâtiment
L’importance de prévoir sa finance
Les entreprises ont encore la fâcheuse tendance à minimiser ce point pourtant essentiel. Un déménagement ou une première installation aura des conséquences sur les finances de votre entreprise et il est indispensable de mesurer l’importance de prévoir sa finance dans ce projet. Pour cela, il existe des logiciels de planification très efficaces qui utilisent l’intelligence artificielle pour analyser des données et optimiser la planification financière.
Ces logiciels permettent de collecter, de centraliser, d’analyser l’ensemble des données financières d’une entreprise, puis de fournir des rapports détaillés ainsi que des préconisations, pour aider les décideurs à faire les choix stratégiques les plus judicieux. Il est possible de les utiliser pour la planification de projets internes à l’entreprise tels qu’un projet de déménagement. Par exemple, ces applications sauront vous indiquer si dans votre situation financière, comptable et fiscale, il est préférable de louer ou d’acheter votre local professionnel.
La préparation du dossier
Que l’on soit dans l’optique de louer ou d’acheter un local professionnel, il est indispensable d’être convaincant auprès des propriétaires, des locataires ou encore auprès des différents organismes (banques, partenaires, collectivités territoriales…). Comme pour la création d’entreprise, il est indispensable de constituer un solide dossier de candidature avec une description de votre projet et surtout un chiffrage financier précis. Là encore, le fait de disposer d’un logiciel de planification financière va vous permettre de fournir des documents chiffrés et un prévisionnel sous la forme de graphiques très lisibles. C’est ce dossier qui va augmenter votre capital confiance auprès de vos interlocuteurs.
La recherche du local professionnel
La recherche du local se fait par différents vecteurs :
- Sur internet ou dans les journaux, on trouve de nombreuses annonces sur les sites spécialisés dans l’immobilier professionnel
- Auprès des agences immobilières qui proposent des biens immobiliers professionnels à la location ou à la vente
- Auprès des collectivités territoriales
- Auprès des espaces de coworking
- Dans ce domaine, le bouche à oreilles fonctionne aussi très bien
Des cabinets d’expert en immobilier professionnels offrent un accompagnement aux entreprises
La visite et la négociation
Trouver le bon local professionnel nécessite d’être méticuleux et il peut être judicieux d’être accompagné d’un expert dans ce domaine. Le bâtiment doit être conforme aux exigences que vous avez évoquées dans votre cahier des charges, mais il reste aussi à vérifier beaucoup d’autres points pour être en conformité avec les normes en vigueur :
- Les normes relatives à la sécurité du personnel (dangerosité, vétusté, éclairage, solidité du bâtiment)
- Les normes relatives aux matériaux de construction et d’isolation (présence d’amiante par exemple)
- Les normes relatives à la sécurité incendie (équipements de lutte contre les incendies, portes coupe-feu, issues de secours, accès pompiers…)
- Les futurs travaux prévisibles (isolation, assainissement, ravalement de façade…)
- L’accessibilité (l’accès aux personnes à mobilité réduite, la présence de rampes d’accès, de toilettes équipées…)
- L’isolation du bâtiment (la performance énergétique est un critère de plus en plus important)
- L’état de la connexion aux différents réseaux de communication
- Les éventuels problèmes d’humidité ou la présence de nuisibles
Chaque point doit être scrupuleusement évoqué avec le propriétaire des lieux.
La lecture des clauses du contrat de vente ou de bail doit également faire l’objet d’une attention particulière. Certaines clauses du contrat peuvent être l’objet d’une négociation. C’est le cas du prix de vente ou du montant du loyer (en fonction de l’état du bâtiment, de son emplacement et des prix du marché), du montant du dépôt de garantie, de la clause de remise en l’état ou d’autres clauses de garanties.
Le déménagement
Déménager les anciens locaux d’une entreprise louée en meublé reste assez simple, car il suffit de transférer les documents administratifs, les fournitures de bureau, les équipements informatiques ou le mobilier n’appartenant pas à l’ancien propriétaire.
Lorsqu’il y a du mobilier, il est important de faire appel à une société de déménagement qui fournit toutes les assurances en cas de perte ou de casse. Dans certains cas, la location d’un garde-meuble peut s’avérer indispensable pour faire transiter le mobilier avant la date d’emménagement.
L’aménagement d’un nouvel espace
Aménager pour la première fois un espace de travail est intéressant dans la mesure où l’on se retrouve dans devant une page blanche. Certains professionnels de l’aménagement et du design d’intérieur pour les professionnels proposent leurs services pour optimiser le rendement de l’espace, pour penser à l’esthétique des lieux, ou pour adapter l’agencement des différents postes pour augmenter la productivité des entreprises.
Vous l’aurez compris, changer de local professionnel ou installer son entreprise dans des locaux pour la première fois est un projet à part entière qui nécessite beaucoup de préparation.